Privacy Policy

Privacyverklaring

Coquus BV vertegenwoordigt het paramedisch therapeutisch centrum TouchFit. Coquus BV is gevestigd aan de Schapengorsedijk 2 te Rockanje en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Coquus BV is niet verantwoordelijk voor de privacyverklaring van alle genoemde praktijken op deze website. Hiervoor dient u contact op te nemen met desbetreffende praktijken.

Contactgegevens:
Coquus BV
Telefoonnummer 010 4353677
info@touchfit.nl

Persoonsgegevens die Coquus verwerkt:
Coquus verwerkt uw persoonsgegevens omdat u deze zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
Voor personeel:
– Alle gegevens die vermeld staan in een Curriculum Vitae
– Kopie identiteitsbewijs
– BSN nummer
– Financiële gegevens die nodig zijn om het salaris te kunnen overmaken
Voor huurders met een contract:
– Alle gegevens die nodig zijn om een huurcontract op te kunnen maken
– Kopie identiteitsbewijs
– Financiële gegevens die nodig zijn voor betaling van de huur bij automatische incasso

Incidentele gebruikers pand:
– Gegevens die nodig zijn voor correspondentie
– Gegevens die nodig zijn voor betaling van de gehuurde ruimte

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerkt Coquus persoonsgegevens:
Coquus verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Voor personeel:
– Het uitwisselen van loongegevens aan de Belastingdienst
– Het uitbetalen van loon
– Het verwerken van ziek-/betermeldingen
– Grondslagen: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting

Voor huurders met een contract:
– Het kunnen opstellen van een huurovereenkomst
– Het kunnen incasseren van de huur

Incidentele gebruikers pand:
– Om te kunnen corresponderen
– Het kunnen incasseren van de huur

Vastgelegde persoonsgegevens, wordt als volgt mee om gegaan.

1.Dossierplicht:
Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van hun werknemers. Deze worden opgeslagen in een personeelsdossier. Werkgevers mogen alleen een personeelsdossier aanleggen als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst of een aanstelling als ambtenaar uit te voeren. En zij moeten daarbij rekening houden met de privacy van hun werknemers.

De wet bescherming persoonsgegevens geeft voorwaarden voor het aanleggen van een personeelsdossier.

Als werkgever:

  • Is Coquus verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
  • mag Coquus niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, de gegevens moeten ter zake doen;
  • moet Coquus de werknemer informeren over en waarom Coquus hun gegevens verzamel;
  • moet Coquus persoonsgegevens beveiligen zodat ze niet verloren gaan of in verkeerde handen terechtkomen;
  • mag Coquus de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
  • moet Coquus de werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien, dit geldt in principe voor het gehele dossier, en het te corrigeren.
  1. Bewaartermijn: Er is een fiscale bewaarplicht van bijvoorbeeld loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijzen van 5 jaar, gerekend vanaf de datum van uit dienstding. Voor de andere gegevens in het personeelsdossier geldt een bewaarplicht van 2 jaar na uit dienst treding.                                   Na de bewaartermijn worden de dossiers vernietigd.
  2. Verstrekking gegevens personeelsdossier aan derden:

Toegang tot het personeelsdossier mogen alleen diegenen hebben die een taak hebben die deze toegang ook rechtvaardigt. Rechtstreekse toegang hebben dus de directe baas, HRM-personeel en uw werknemer bij inzage.

Aan anderen – binnen of buiten de organisatie – kunnen gegevens uit het personeelsdossier verstrekt worden in de volgende gevallen:

  • de verstrekking is noodzakelijk om een verplichting jegens de werknemer na te komen, bijvoorbeeld aanschaf van een leaseauto;
  • de verstrekking is wettelijk verplicht , bijvoorbeeld fiscale en SZ-wetgeving;
  • indien het bovenstaande niet van toepassing is:  de verstrekking is noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang van de organisatie van de werkgever zelf of van een derde (kan ook de overheid zijn), MITS de verstrekking geen onevenredige inbreuk maakt op de privacy van de betrokkene.

Hierbij moet beoordeeld worden in hoeverre het doel waarvoor de gegevens verstrekt worden verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens in het personeelsdossier zijn opgeslagen.
Vervolgens moeten de aard van de gegevens, de gevolgen voor de werknemer en de waarborgen die zijn genomen om de belangen van de werknemer te beschermen, in acht worden genomen.

Pas in geval het doel van de verstrekking niet verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn opgeslagen, en er ook geen wettelijke of contractuele (met de werknemer!) verplichting bestaat, moet de ondubbelzinnige toestemming van de werknemer gevraagd worden.

  1. Geheimhouding

Medewerkers in dienst van Coquus bv zijn via arbeidscontract aan een geheimhoudingsplicht gebonden.

Geautomatiseerde besluitvorming:

Coquus neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens ,bijvoorbeeld een medewerker van Coquus, tussen zit. Coquus gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

  • Exact voor de administratie
  • Office 365 voor mail, opslag in cloud, agenda, Office programma´s
  • Google voor de online agenda

Deze programma´s/systemen hebben een beveiligde toegang en zijn derhalve niet publiekelijk toegankelijk.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Coquus en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@touchfit.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren binnen vier weken op uw verzoek.

Coquus wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Beveiliging persoonsgegevens:

Coquus neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@touchfit.nl.